Privacyverklaring Sky People

SkyPeople B.V. verwerkt persoonsgegevens van klanten, opdrachtgevers, leveranciers, freelancers, specialisten, sollicitanten, bezoekers van onze website en gebruikers van onze interne en externe systemen, waaronder het klant- en relatiebeheersysteem Skybox. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, op welke grondslag, met wie we ze delen, hoelang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke is:

Voor privacyvragen en verzoeken kunt u contact opnemen via b.sterrenberg@sky-people.nl. U kunt ook gebruikmaken van info@sky-people.nl.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij:

• Contact- en identificatiegegevens: naam, functie, organisatie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere contactgegevens.
• Gegevens over onze samenwerking: opdrachten, projecten, offertes, overeenkomsten, facturen, uren, tarieven, planningen, correspondentie en projectdocumentatie.
• Gegevens van freelancers, specialisten en sollicitanten: cv, werkervaring, opleiding, vaardigheden, beschikbaarheid, certificaten, veiligheids- en toegangsdocumentatie en gegevens voor planning en contractering. Identiteitscontrole vindt alleen plaats voor zover dat is toegestaan of verplicht.
• Financiële en administratieve gegevens: factuur- en betaalgegevens, btw-gegevens en gegevens die nodig zijn voor onze administratie.
• Website- en communicatiegegevens: gegevens die u via formulieren of e-mail verstrekt en technische gegevens die nodig zijn om onze website te leveren en te beveiligen.
• Skybox-accountgegevens: naam, e-mailadres, rol, inloggegevens en instellingen van medewerkers en andere gebruikers die toegang krijgen tot Skybox.
• Skybox-relatie- en communicatiegegevens: contactgegevens van relaties, WhatsApp-telefoonnummers, inhoud van WhatsApp-berichten, metadata van berichten (zoals tijdstip, richting en status), zakelijke WhatsApp-account- en telefoonnummer-ID?s en technische ontvangstgegevens van de koppeling.
• Autorisatie- en verbindingsgegevens: zakelijke account- en telefoonnummer-ID?s, autorisatiegegevens en Meta-toegangstokens die nodig zijn om het zakelijke WhatsApp-account met Skybox te verbinden. De toegangstokens worden versleuteld opgeslagen. Wij bewaren hiervoor geen Facebook- of WhatsApp-wachtwoorden.

3. Doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het aangaan, uitvoeren en afwikkelen van overeenkomsten en projecten;
• relatiebeheer, waaronder het voeren van correspondentie en het bijhouden van contactgeschiedenis;
• werving, selectie en matching van freelancers, specialisten en kandidaten;
• planning, facturatie, debiteurenbeheer en financiële administratie;
• het leveren, beheren, beveiligen en verbeteren van onze website en systemen, waaronder Skybox;
• het verzenden, ontvangen en vastleggen van zakelijke WhatsApp-communicatie met relaties via onze geautoriseerde zakelijke koppeling;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van vragen, verzoeken en klachten.

4. Grondslagen

Wij verwerken gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst wanneer de verwerking nodig is voor een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat zo?n overeenkomst wordt gesloten.
• Gerechtvaardigd belang bij zakelijk relatiebeheer en correspondentie met contactpersonen van organisaties, interne administratie en beveiliging van onze systemen. Wij wegen daarbij uw belangen af en nemen waar nodig aanvullende waarborgen.
• Wettelijke verplichting wanneer wij gegevens moeten bewaren of verstrekken op grond van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op fiscaal gebied.
• Toestemming wanneer wij u daarvoor specifiek om toestemming vragen. U kunt toestemming op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor al rechtmatig hebben plaatsgevonden.

5. Ontvangers

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is. Dit kan gaan om:

• medewerkers en ingehuurde specialisten die bij een project of relatie betrokken zijn;
• leveranciers en zakelijke dienstverleners, waaronder onze hostingpartij TransIP voor een virtuele server in Amsterdam (Nederland) en FIKS Online voor onderhoud en ondersteuning van Skybox;
• platform- en communicatiediensten, waaronder WhatsApp en andere diensten van Meta, voor zover dat nodig is voor onze zakelijke WhatsApp-koppeling en berichtuitwisseling;
• accountants, boekhouders, incassodiensten, juridisch adviseurs en verzekeraars;
• overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. FIKS Online verricht onderhoud en ondersteuning en kan in dat kader toegang hebben tot de server en tot berichten in Skybox. Voor de verwerking door WhatsApp en Meta gelden daarnaast hun eigen toepasselijke voorwaarden en privacyverklaringen.

6. Doorgifte buiten de EER

Onze eigen server staat in Nederland. Sommige leveranciers, waaronder platformdiensten zoals WhatsApp, kunnen gegevens echter ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat aan de orde is, zorgen wij voor een passende grondslag en passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit. Wilt u weten welke waarborgen voor een specifieke verwerking gelden, dan kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in sectie 1.

7. Bewaartermijnen algemeen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Daarbij hanteren wij onder meer:

• contact- en offerteaanvragen: maximaal twee jaar na het laatste contact, tenzij een lopend project, een wettelijke verplichting of een lopende geschil- of klachtprocedure een langere bewaartermijn rechtvaardigt;
• gegevens van sollicitanten en niet-geplaatste kandidaten: tot vier weken na afronding van de procedure, of maximaal één jaar met uw toestemming;
• financiële en fiscale gegevens: de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar;
• overige project- en dossiergegevens: zolang dat nodig is voor de uitvoering, afwikkeling, verantwoording of verdediging van een recht, waarna wij ze verwijderen of anonimiseren.

Deze termijnen gelden niet automatisch voor alle WhatsApp-berichten. Voor WhatsApp-gegevens geldt sectie 8.

8. Bewaartermijnen WhatsApp-gegevens in Skybox

• WhatsApp-correspondentie: maximaal twee jaar na het laatste contact. Als specifieke correspondentie langer nodig is voor een lopende opdracht of een wettelijke verplichting, bewaren wij alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens zolang die noodzaak bestaat.
• Technische ontvangstgegevens van de WhatsApp-koppeling: maximaal dertig dagen. Berichtinhoud die als zakelijke correspondentie wordt bewaard, valt onder de hierboven genoemde termijn.
• Meta-toegangstokens: zolang de zakelijke koppeling actief en nodig is. Bij be?indiging van de koppeling verwijderen wij de bijbehorende toegangstokens.
• Back-ups: maximaal dertig dagen. Verwijderde gegevens kunnen gedurende deze termijn nog in een afgeschermde back-up aanwezig zijn. Bij herstel passen wij eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw toe.

Verwijderverzoeken worden behandeld door Sky People. FIKS Online voert waar nodig de technische verwijdering in onze opdracht uit. U kunt een verzoek indienen via de contactgegevens in sectie 1.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan functionele, analytische en marketingcookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, geldt dat deze alleen met uw toestemming mogen worden geplaatst. U kunt toestemming weigeren of intrekken via de beschikbare cookie-instellingen. De gebruikte technieken en instellingen kunnen per websiteonderdeel verschillen. U kunt cookies ook beheren via uw browserinstellingen.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang tot Skybox en tot de onderliggende server is beperkt tot personen die die toegang nodig hebben voor hun werk of voor ondersteuning. Meta-toegangstokens voor de WhatsApp-koppeling worden versleuteld opgeslagen. Wij kunnen echter geen absolute veiligheid garanderen.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Sky People neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor personen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

12. Uw rechten en gegevensverwijdering

U heeft, afhankelijk van de situatie, recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens wanneer de AVG recht op verwijdering geeft;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens die u aan ons heeft verstrekt, voor zover wij deze geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst;
• het intrekken van toestemming, voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt een verzoek indienen via b.sterrenberg@sky-people.nl of info@sky-people.nl. Vermeld daarbij uw naam, contactgegevens en zo precies mogelijk waarop uw verzoek betrekking heeft. Wij vragen in beginsel geen kopie van uw identiteitsbewijs en geen wachtwoorden of passkeys. Als wij uw identiteit redelijkerwijs niet kunnen vaststellen, kunnen wij om aanvullende informatie vragen.

Wij reageren normaal gesproken binnen één maand. Als uw verzoek complex is of als wij veel verzoeken tegelijk ontvangen, kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen. Als wij verlengen, laten wij u dat binnen de eerste maand weten en leggen wij uit waarom.

Let op: verwijdering uit Skybox verwijdert gegevens niet automatisch uit de WhatsApp-app op uw of andermans telefoon, uit systemen van andere deelnemers aan een gesprek, of uit kopieën die platformen zoals Meta zelf onder hun eigen voorwaarden bewaren. Een verzoek omvat ook gegevens die dienstverleners in onze opdracht verwerken. Het verwijderen van gegevens uit Skybox be?indigt op zichzelf niet uw WhatsApp Business-account of het gebruik van WhatsApp op uw telefoon.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan horen wij dat graag via de contactgegevens in sectie 1. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat op onze website. Deze versie is gedateerd op 29 september 2026.